RPAコラムー第10回 RPAを担当する際に気を付けるべきこと

面倒な毎日の作業や締め業務を自動化してくれる便利なRPA。
当初は所謂大企業ばかりが導入するものでしたが、近年では中小企業での導入も進んでいます。
「簡単という話を聞いたから導入するつもり」…軽い気持ちで導入はできますが、
事前に理解しておかないと思わぬ落とし穴が非常に多いことはご存知でしょうか。

本コラムでは、RPAの担当者になる場合に気を付けるべきことを、紹介していきます。

担当者として気を付けるべきこと

    • プログラミングの知見の重要性 ほとんどのRPAは、運用するにあたって直接プログラムで 書かなくても済むように作られています。 そのために「RPAはプログラム知識が不要」という謳い文句に釣られ、 RPA導入に踏み切ってしまう企業は少なくありません。 確かにRPAのシナリオ開発にあたってプログラムは書かなくても いいかもしれません。しかし、プログラミングを使わないだけで、 プログラミングの知識が不要というわけではありません。 つまり、制作にあたってはプログラムをガリガリと書くことはないにしろ、 システムプログラムを作っていることに変わりはないということです。 “変数”、”条件分岐”、”繰り返し処理”といったプログラミングに必要な 考え方なしでは、満足のいくシナリオを作成することは不可能でしょう。
    • 研修、セミナーの重要性 プログラミングの知見がない中で担当をするのであれば、 今から勉強する他ありません。 このような担当者のために、RPAの研修やセミナーが 数多く開催されています。 ゼロベースから独学で使いこなすのはかなり難しいので、定期的に受講し、 スキルを身に着けていく必要があります。 研修やセミナーは無償で行われているものもありますが、 実際にRPAを活用するための研修といったものの多くは有償となっています。
    • メンテナンスの重要性 RPAのシナリオが完成したとして、 ではもう一切触る必要がなくなるのかというとそうではありません。 実稼働環境に対する最適化、定期的なメンテナンスが必要になってきます。 例えば、想定した環境と全く異なるスペックのパソコン上で稼働する場合、 画面のサイズが違う場合…色々な状況が考えられます。 RPAは実環境に勝手に対応するわけではないので、 都度担当者の手での修正が不可欠となります。 同じく、使用するアプリケーションのアップデートや見た目の変動など、 十分な最適化が行われた後も修正箇所は尽きません。 これらに根気よくつきあっていくことが担当者に求められます。
    • 現存タスクとの兼務 上記の様に、RPAは購入しただけではすぐに自動化、というわけにはいきません。 事前研修、シナリオの作成、運用、保守…RPAのためにやらなければならないことは非常に多いです。 問題は”現存タスク”です。本来の業務を行いながら片手間で、 空いた時間でやるにはあまりにやることが多く、とても両立はできません。 実際、RPA断念企業の多くに共通する点として「担当者が兼務しながら残業して対応していた」という点が挙げられます。 RPAの担当になると決まった場合は、RPA一本で打ち込まないことには、失敗するのは時間の問題でしょう。
    • 引継ぎの問題 上記の問題を全て解決し、RPAが軌道に乗った、というところで最後の落とし穴があります。 それは「引継ぎ」です。 担当者の退職、転勤、異動はもちろん、単純な欠勤といった場合でも、情報の共有、引継ぎがとても重要になります。 もし担当者がいない日にRPAが止まってしまい、メンテナンスできる人が担当者しかいない、となったら、 その日一日RPAが担当していた業務は停止してしまうでしょう。 もしも引継ぎやマニュアル等の整備がされていたなら、仮に担当者がいない日でも、 メンテナンスとはいかないにしろ、簡単な修正等で無事業務を進めることはできるかもしれません。 属人化による思わぬ業務停止を防ぐためにも、担当者は業務内容をしっかりまとめ、 いつでも引き継げるような形を作ることが重要です。

まとめ

RPAを担当するにあたって重要なことは下記の3点にまとめられます。
    • 従事する前に研修等で知見を付けること
    • RPAは片手間でやらず、一本で打ち込むこと
    • 内容をまとめ、不測の事態に備えること

RPAは、数多くの業務を一瞬のうちに終わらせることもできる可能性を秘めたツールです。
RPAを導入する場合は、十分な準備、体制を作った状態で行うことを推奨します。

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