RPAコラムー第14回 RPAとITツール連携 OCR連携で業務をもっと効率化

様々な業務をまるで人の手で行っているかのように自動化できるRPA。
RPAの大きな特徴の一つとして、他ツールとの連携能力に優れているという点があります。

というのも、RPAを導入するにあたり、既存のツールやシステムの大幅改変は必要ありません。
基本的には人が行っていた部分がRPAに置き換わるだけなので、システムとしては比較的導入しやすい部類です。

中でも、RPAとの連携で非常に注目されているOCRについて、本コラムで紹介いたします。

そもそもOCRって?

OCR(Optical Character Recognition/Reader)とは、活字の文書をスキャナ等で取り込み、
コンピュータが読み取れるデジタルの文字コードへ変換してくれる技術です。
簡単に言うと、紙に書かれた文字をパソコン上で読み取ることができるようになる装置です。
昨今の紙社会を変える技術として注目され、「働き方改革」に直結するツールといわれています。

RPAとOCRの連携

RPAは様々な業務を自動化してくれる便利なツールですが、PC外の業務を自動化することはできません。
紙媒体で注文書や書類の対応をしている会社では、「データ化さえできれば…」というところで効率化を断念することも少なくありませんでした。

一方、OCRは上記のような紙媒体をデータに変換することができます。
ただし、データ化された情報を管理したり、加工、送信、システム登録といった作業は依然として手作業で行われており、
業務が大きく効率化されるわけではない、といった理由から、導入を見送る企業もありました。

そこで、OCRとRPAを連携させることで、OCRで読み取ったデータをそのままRPAが自動処理することができるので、
一連の業務をほぼ自動化させることが可能になります。

OCRとRPAを連携させる利点は他にもあります。

  • 業務の精度の向上
    業務中に従業員が処理しなければならない紙帳票の数は1枚2枚の規模ではありません。
    当然、100数枚と対応していれば、集中力の低下を招き、ヒューマンエラーを起こす恐れもあります。
    RPAは指示されたシナリオ通りの作業を繰り返すことができるので、
    OCRの読み取りから処理作業までをコンスタントに行うことが可能です。
  • 時間に縛られない
    RPAには終業時間がないので、従業員が帰った夜間でも、データの処理作業を行うことができます。
    日中は人にしかできない業務を行い、業務終わりに処理が必要な書類をOCRに読み込ませて帰れば、
    翌日にはデータがすべて完成している、ということも十分可能です。

このように、OCRとRPAの連携は対応できる業務の幅を広げ、大幅な効率化を可能にしてくれますが、
注意しなければならない点もあります。

OCRにかかわる課題

  • OCRの読み取り精度問題
    OCRはまだまだ発展途上の技術です。
    基本的には100%の読み取りというものは存在せず、完璧を求める場合は、どうしても目視確認が必要となります。
    もちろん、ゼロからすべて人の手で処理するよりははるかに速く済むので、十分な導入効果は見込めるでしょう。
    また、読み取る紙のフォーマットも重要になってきます。
    人間が見てもわかりづらいような表や枠線で囲まれた書類は、機械でも読み取りは難しくなってしまいます。
  • 手書きの読み取り
    業務で取り扱う書類の中には、活字での入力ではなく、手書きで書かれたものも多く存在するでしょう。
    通常のOCRでは、手書きで書かれた文字の読み取りは困難を極めます。
    ただ、学習することで読み取り精度を向上させ、手書きを読み取ることができるようになるAI-OCRという製品もあります。

まとめ

RPAとOCRを連携させることで、紙媒体を使用する幅広い業務の自動化が可能となります。
また、OCRベンダーによっては読み取り検証を行っている企業もあるので、
実際に自身の業務内で使われる紙が正しく読み取れるか、一度検証をしたうえで導入することをお勧めします。

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