業務コラムー第4回 業務分析をしよう

「今話題のツールを導入したけどうまくいかなかった」「ツールのせいでかえって業務が複雑化して面倒」

こんな話を聞きませんか?
信頼と実績の効率化ツールを導入しても全然うまくいかない…その原因は業務でもツールでもありません。
最大の原因は業務分析の不足にあります。

業務分析とは、業務の内容を細かく分け、客観的に把握できるようにすることです。
ツール導入になぜ業務分析が必要なのか、まずは分析の重要性を説明いたします。

業務分析が必要な理由

  • 業務全体を見渡す
    業務がどんなものなのかを正しく把握することが大前提です。
    業務といっても、実際にどんなことをしていて、どんな業務と関連しているかを皆が把握しているわけではありません。
    業務分析を行うことで、その業務の重要性を把握できるだけでなく、利益のポイント(改善ツールで最も効果が出るポイント)を
    把握することができるため、効率的な改善に結び付けることができます。
    一部の部分ばかりに気を取られて施策に打ち込めば、当然良い結果は得られないでしょう。
  • ムダ・ムラ・ムリを見つけ出す
    業務分析の一番の理由です。
    効率化を図る一番のポイントは、最も非効率な部分を変えていくことです。
    効率的にすることで利益を上げるだけでなく、付加価値の低い業務に対しては、そもそも事業を断ち切る、といった舵の切り方もできるかもしれません。

業務分析のコツ

  • 何をしているかを表にまとめる
    まず一番簡単なのは、何をしているのかを書き出してみることです。
    業務分析はかなりのお仕事です。途中で息切れしないためにも、まずは業務の棚卸から順番に行いましょう。
    業務にかかる時間や人数、頻度、果ては「どうしたいか」といった漠然とした内容でいいので、まずは書き出してみましょう。
    これらを簡単に書き出して整理するだけでも、業務の優先度や重要度が見えてきます。
  • 十分な時間を取る
    業務分析という取り組みは非常に時間のかかる作業です。それを理解しているか否かは非常に大きなポイントです。
    忙しい中で時間を取ること自体が難しいのですが、まず「業務分析は時間がかかるものだ」という認識を社内全体に持ってもらいましょう。
    大変さと重要性を理解してもらい、分析に協力的になってもらうことも一つのコツです。
  • ツールを使ってみる
    人力で業務を洗い出し、分析を行うことは至難の業です。
    そのため、業務棚卸ツールや分析ツールといった、大変な工程を楽にしてくれるツールを活用することも手です。
    「残業を減らすために業務分析で残業している」といっては本末転倒です。

まとめ

業務の効率化、ツールの導入といった業務改善には、事前の業務の分析が付き物です。
業務のネックを見つけ出し、その改善のために適した施策を行うことが、最も利益につながるでしょう。

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