業務コラム第5回「業務可視化の重要性」

業務の可視化は、業務の属人化を解決するために欠かせない作業の一つです。

しかし、言葉だけでは、いまいち中身がわかりづらいワードでもあります。

本コラムでは、この業務の可視化について紹介します。

業務の可視化とは

業務の可視化とは、「見える化」とも言われる、業務改善に必要な取り組みです。

文字通り、業務を網羅し、把握できる形にする（見えるようにする）という取り組みです。

具体的にはこのような点を表します。

マニュアル作成や棚卸に近い観点です。

誰がどこでどんな作業をどんな流れで行っているのかを整理します。

そのため、業務内のルーティンやプロセスを図示し、一通りの業務を書き出していく必要があります。

その業務を一通り行った際に、どれだけの時間がかかり、どれだけの成果が出たかなどを整理します。

業務のブラックボックス化の一つの要因として、その人がどんな恩恵をもたらしているのかわからない、ということが考えられます。

どれだけの作業をこなしたとしても、結果が見えなければ、プロセスが見えないのと同じく「あいつは何をやっているんだ」と疑われてしまいます。

結果を見るためにはもちろんその過程が必要なので、手順はしっかりと可視化しておかなければなりません。

一つの業務が見える化されたら、今度はその業務と他の業務がどう結びついているかを確認する必要があります。

関連性を見ることで、社内共有や関心という観点だけでなく、業務間の無駄、ムラを洗い出すきっかけにもなります。

ポイントは、誰が見てもどんな業務をしているのかわかるようにすることです。

できる限り固有名詞は別の言葉に置き換え、誰が読んでもわかるような文章でまとめるなど、他者がその作業を行えるレベルでまとめていくことが、正しい業務の可視化といえるでしょう。

業務の写真を撮ったり、録画をして視覚的なデータとして保存することも、ある種の見える化と言えるでしょう。

事実、文面や口頭説明だけではどうしても伝えられない部分は、視覚にうったえて説明をせざるを得ません。

ただ、逐一スクリーンショットを撮るのは大変な労力必要ですし、カメラを回し続けるのはセキュリティ観点としても考えものです。

そういった中で、業務の棚卸ツールのような画面の情報取得を簡易化してくれるツールに頼るのも手です。

業務の可視化は非常に手間と時間のかかる作業です。

少しでも作業を楽にしてくれるツールを用いて、負担を減らすことも大事なポイントになります。

業務を可視化することで、属人化された業務を共有するだけでなく、業務効率化に向けた下準備にも繋げることができます。

可視化には、多大な時間と社員の協力が欠かせません。

会社全体で業務について考える時間を作り、計画的に取り組まなくてはならないでしょう。