業務コラム第1回「社内の業務整備できることやるべきこと」

来たる四月、多くの企業が新卒を迎え、新しい一歩を踏み出す時期です。

同時に、転職、退職を考える人は引継ぎ資料の作成や読み込みに追われていることでしょう。

社内では新年度に向けて予算が組み立てられ、新しい取り組みの準備をしているかもしれません。

これらに欠かせない取り組みとして、現状の業務の確認が挙げられます。

本コラムでは、これからに向けた業務整理として重要な3つの事項を紹介します。

これからに重要な３つの業務整理

業務を見直すためにも、新人の教育のためにも、マニュアル作成は非常に重要です。

もし担当者が休まれた場合、突然退職になってしまった場合、誰が代わりを担当できるでしょうか？

そもそも、その人が普段どんなことをしているか、どれだけの人が知っているでしょうか？

このような問題を解決するためにも、マニュアルを作成し、各自が行っている業務のドキュメントをしっかりと残すことが大事です。

新人研修を行う際も、何回も時間を取り口頭説明するより、マニュアルでいつでも内容を確認できる方がはるかに効率的です。

他の人が見ても分かるようにマニュアルを整備することは、同時に業務の属人化を防ぐ事にもつながります。

引継ぎ資料作成は、マニュアルの整備が十分になされていればそこまで大変ではありません。

いざ引継ぎというときに、「そもそもこの業務なんだっけ？」となっていたのでは引継ぎ以前の問題です。

引継ぎ資料は、案件ごとに詳細な説明を記載しなくてはなりませんが、一度引継ぎ資料をしっかりと作れば、後任がスムーズに業務に移れるだけでなく、引継ぎの際に関わる質問も少なくなり、結果的に全員の負担を軽減することができます。

ツールの導入、新たな事業の展開など、業務改善を行う準備には業務分析が欠かせません。

もし分析を怠って舵を切ってしまえば、施策が現状とかみ合わないために、かえって結果を出せなくなることも考えられます。

業務分析を徹底する事が、業務内の問題点を洗い出し、業務の改善を大きく前進させます。