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業務コラム第2回「業務のマニュアルを作ろう」

2020.03.09

新人教育、引継ぎ資料として欠かせないマニュアル作成。

不可欠な社内書類ですが、実際に十分に整備されている企業はそう多くありません。

多くの企業が、この作成に悩まれているのではないでしょうか。

作ってみようとなると、業務内容の言語化から説明文へ体裁を整える作業、作業画面ごとにスクリーンショットを取って貼り付けなど、面倒で時間のかかる工程が非常に多いことがわかります。

しかし、業務の説明や詳細な画像の掲載を怠れば、マニュアルとしての質は落ちてしまいます。

本コラムでは、マニュアルを少しでも楽にするための作成のコツや手法について紹介いたします。

マニュアル作成の手順

マニュアルのゴールを設定する

マニュアルをどこまでで完結させるか、目的を定めましょう。

膨大な業務の初から最後までを一気に作ろうと考えれば、何日もかけるだけでなく、作業効率も落ちかねません。

まずは業務を細かくフェーズごとに区切り、工程ごとのゴールを設定しましょう。

各工程のゴールを決めつつマニュアルを作成することで、プロセスごとに計画的に作ることができます。

計画的に作ることで一日当たりの業務に対する負担を軽減し、集中して作成することができます。

各工程に区切りを設定する際に、業務全体を把握することになるので、その工程が全体に対しどのような役割を持つのかがわかりやすくなります。

誰にとってもわかりやすいマニュアルを作るためには、マニュアル作成者にとってわかりやすく作られていることが重要です。

内容の構成を考える

ゴールを決めたら、次はゴールに至るまでのプロセスを考えます。

説明不足を懸念し、つい作業の細かいところまでを説明したくなりますが、最初の骨組みが完成しないうちに詳細を書き始めるのは、作成時間の肥大化につながります。

まずはどのような構成で説明をするか、大まかなチェックポイントを決めて作成していきましょう。

チェックポイントの基準とは、「絶対にやらなければいけないこと」です。

作業工程として必須の内容から記載していき、順次細かな補足や注意事項を書き込むといいでしょう。

ポイントを決める

マニュアルの中でネックになりやすいポイントとして、「過程や終了の基準がわかりづらい」という点があります。

特に、成果物が明確でない作業の場合は、何を以てその業務が終わりなのか、どこまでできたら次の工程に進めるのか定める必要があります。

作業成功の判断基準としてのポイントもですが、逆に失敗した場合のポイントも定めておかないと、作業者が誤りに気付かずに失敗を繰り返す原因になりかねません。

マニュアル作成を簡単にしよう

今までの説明は、できる限り無駄を省くことを想定としたコツなので、結局マニュアル作成に必要な工程は全く変わっていません。

ここからは、作成工程を簡単にできるような方法を紹介します。

マニュアル作成用のテンプレートを活用する

ここまでをメモなどにまとめたところで、マニュアルとして体裁を整えてあげなければなりません。

ゼロからレイアウトまで作っていたのでは、結局時間がかかりますし、作成者も途中で力尽きかねません。

インターネット上には、フリーで使用可能なマニュアル用のテンプレートが非常に多く掲載されています。

これらから一番見やすいものをダウンロードすれば、必要な箇所へメモを貼り付けてあげるだけでよいので、大幅に作業が楽になります。

業務棚卸ツールを活用する

マニュアルのためにスクリーンショットを撮ったり、各工程に何のツールを使っているかなどを事細かに記載したりという作業は相当な時間を要します。

マニュアルテンプレと異なり多くが有償ですが、業務棚卸ツールというものがあります。

クリック等のパソコン操作に応じて情報やスクリーンショットを取得してくれるため、マニュアルに必要な要素を簡単に取得することが可能です。

マニュアル作成に費用をかけたくない、という気持ちもわかりますが、マニュアルを1から作成する時間、マニュアル不備のために無駄にかかる時間などを考えれば有意義な買い物と言えるでしょう。

まとめ

マニュアル作成は、多くの時間と労力を必要とする面倒な作業です。

しかし、必ず必要となり、整備不良で更に面倒なことが増えるくらいなら、今のうちに作成してしまう方がいいかもしれません。

業務コラム 第2回「業務のマニュアルを作ろう」