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RPA

日本システム開発株式会社からRPAに関するコラムをお届けします。

様々なRPAツールでの実績に基づき、RPAでの効率化の方法や簡単なロボットの作り方などを発信します。

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RPAコラム第15回「RPAのための下準備業務分析をしよう」

2020.03.02

今までのコラムでは、RPA導入の勘所としてシナリオ作成の重要性を紹介してきました。

今回は、そのシナリオ作成の勘所ともなる、業務分析について説明します。

なぜ業務分析が必要なのか？

業務の共有を行うため
RPAの導入以前に、そもそも自分の部署の業務をすべて把握できているでしょうか？
他部署の業務を把握できているでしょうか？
業務分析をすることで、まずどんな業務が社内にあるのかが明確になります。
もしかすると、他部署にも業務改善できる業務が眠っているかもしれません。
RPAは非常に高価なツールです。
仮に一つ業務の自動化だけでは割に合わないとしても、複数の業務を自動化することができれば、十分に費用対効果が見込めるでしょう。
単純に社内の業務を見つめることで、業務の中の課題の洗い出しにもつながります。

業務の最適化を行うため
RPAで業務の自動化を行うには、シナリオ作成、つまり「業務をRPAに置き換える」という作業が必要になります。
シナリオ作成とは、RPAが業務を行うための手順書、ある種の道筋を作ってあげることと同義となります。
その道筋がスムーズであればあるほど、業務の速度は上がりますし、効率もよくなります。
業務分析とは、どうしたらこの道筋をまっすぐな道にできるかを考察することです。
質の良いシナリオを作成するためにも、念入りな業務分析が重要になります。

そもそもRPAできるかどうかを確認するため RPAの”できない”業務は、「人間の判断が含まれる業務」です。
ただし、人の判断が含まれるからといって、すべての業務が自動化できないかと言われればそうではありません。
人が判断している部分に何かしらのルールを設けることができれば一連を全て自動化できるかもしれません。
また、仮に人の判断を含むとしても、その前後を自動化、一部を自動化するだけでも大幅な業務改善が見込める場合もあります。
逆に、一切ルールが存在していないために全くの自動化ができない例もあります。
明らかに例外が多すぎる、画像等の認識が難しい、RPAが触ることができない手順が存在するといった場合にも、RPA化は厳しいでしょう。
これらを事前に把握しているか否かも、RPA導入に大きく影響するでしょう。

業務の分析をするにはどうするの？

ドキュメント・マニュアル作成を行う

業務の分析のためには、まず業務の棚卸が不可欠です。

その際に、各担当に自身の業務をドキュメント化してもらうのが重要です。

分析を機に、ドキュメント及びマニュアルができれば、ツールの導入だけでなく、新人教育のための資料としても活用することができるでしょう。

業務分析ツールを導入する

マニュアルの作成といっても、各担当者も毎日業務に追われている中で時間を見つけて作成するのはなかなかに困難です。

効率化の準備のために残業していては本末転倒です。

そこで、分析を手助けするツールを導入することで、業務の洗い出しや分析をスムーズに行うことが可能です。

まとめ

どのような形で業務を分析するにしろ、相応の時間や準備が必要になります。

極力面倒な手順を踏まないようなツール、方法を選んで業務を洗い出すことが、その後のツールの導入への第一歩となります。

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