ローコード

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PowerPlatformコラム第８回【Power Automateの大規模な導入に向けた6つのステップ】

2024.09.30

日本システム開発株式会社はPower Automateを中心としたローコードサポートサービスを提供しています。

Power Automateの大規模な導入を目指すうえで、きちんとステップごとに行動していくことが非常に重要になります。

このコラムでは実際のPower Automate導入から展開までのステップを1つずつ紹介しています。

Power Automateの導入ステップ

1. 現状分析と目標設定

Power Automateの導入を成功させるためには、まず組織全体の業務プロセスを包括的に分析し、長期的かつ戦略的な目標を設定することが重要です。

この段階では、デジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、自動化によって実現したい組織の未来像を描き、それに向けた具体的なロードマップを策定します。

さらに経営陣を含む部門横断的なタスクフォースを結成し、組織の中長期的な戦略と整合性のとれた自動化計画を立案することが重要です。

これにより、Power Automateの導入が単なる業務効率化にとどまらず、組織全体の競争力強化と持続可能な成長につながる変革の起点となることが期待できます。

2. 利用環境の準備

Power Automateを利用するための環境を整えます。

まず、Microsoft365/Office365アカウントを用意し、Power Automateにアクセスできるようにします。

次に必要なライセンスを確認し、適切なプランを選択します。

Power AutomateにはMicrosoft365/Office365アカウントやPower Automate Premiumなどの様々なライセンスがあり、必要な機能や利用規模に応じて選びます。

また、社内のITポリシーに沿って、必要なセキュリティ設定やデータアクセス権限を構成することも重要です。

3. トレーニングと教育

Power Automateを効果的に活用するためには、ユーザーへの適切なトレーニングと教育が不可欠です。

まず、導入の中心となるチームメンバーに対して、Power Automateの基本的な機能や操作方法、ベストプラクティスなどを学ぶ機会を提供します。

Microsoft社が提供する公式のトレーニング資料やオンラインコース、外部ベンダーが提供している研修サービスなどを活用するのも良いでしょう。

また、社内での活用事例や役立つアドバイスを共有するための内部勉強会を定期的に開催することで、継続的な学習と改善を促進します。

4. パイロットプロジェクトの実施

大規模な導入を行う前に、小規模なパイロットプロジェクトを実施することをお勧めします。

比較的シンプルで効果が見えやすい業務プロセスを選び、Power Automateを使って自動化します。

例えば、日次レポートの作成や、特定の条件下でのメール自動返信などが適しています。

このパイロットプロジェクトを通じて、Power Automateの基本的な機能や操作方法を学び、実際の業務環境での課題や効果を把握します。

さらにこのようなプロジェクトを複数回行うことで、社内でのPower Automate活用のノウハウを蓄積し、将来的な展開のための基盤を作ります。

5. 本格的な導入と展開

パイロットプロジェクトでの経験と学びをもとに、より大規模な導入を進めます。

まず、自動化の優先順位を決定し、段階的に展開計画を立てます。

各部門や業務プロセスごとに、具体的な自動化シナリオを設計し、Power Automateのフローを作成します。

この際、セキュリティやコンプライアンスの観点から、データの取り扱いや承認プロセスなどに十分注意を払います。

また、作成したフローは十分にテストを行い、実際の業務環境で問題なく機能することを確認します。

そして導入の過程では、業務部門からのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じてフローの調整や改善を行います。

6. モニタリングと最適化

Power Automateの導入後は、継続的なモニタリングと最適化が重要です。

自動化されたプロセスのパフォーマンスを定期的に評価し、設定した目標に対する達成度を測定します。

Power Automateの管理コンソールを使用して、各フローの実行状況や成功率、エラーの発生状況などを監視します。

問題が発見された場合は、迅速に対応し、必要に応じてフローの修正や改善を行います。

このような効果算出・フィードバック収集を経て、得られた情報を全社的に普及することで、Power Automateの活用をさらに推進し、組織全体の業務効率化を継続的に進めていきます。

まとめ

この6つのステップを通じて、Power Automateを組織に効果的に導入し、業務プロセスの自動化と効率化を実現することができます。

導入の過程では、技術的な側面だけでなく、組織の文化や従業員の受容性にも十分に配慮することが重要です。

次回のコラムではPower Automate/PAD導入時における実際の手法についてより詳細にご紹介します。

日本システム開発株式会社ではクラウド型の「Power Automate」とデスクトップ型の「Power Automate for desktop（PAD）」の双方において、研修や伴走型サポートなど幅広いサービスを展開しています。

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